1. Uporządkuj dane wejściowe
Największa liczba problemów podczas spisu wynika zwykle nie z samego liczenia, ale z niejednoznacznych danych. Przed startem warto przygotować aktualną bazę SKU, kodów kreskowych, indeksów lub innych identyfikatorów używanych w magazynie. Jeżeli część produktów ma wiele kodów albo ten sam indeks występuje w kilku wariantach, należy to opisać przed realizacją.
Dobrą praktyką jest wykonanie krótkiego testu bazy na reprezentatywnej próbce towaru. Pozwala to sprawdzić, czy kolektory rozpoznają kody i czy w danych nie ma formatów wymagających dodatkowej obsługi.
2. Podziel magazyn na jednoznaczne strefy
Strefa spisowa powinna mieć jasny początek i koniec. Może nią być regał, alejka, poziom, pomieszczenie albo wydzielony fragment powierzchni. Najważniejsze, aby zespół wiedział, co zostało policzone i gdzie należy wrócić w przypadku re-kontroli.
Przy dużych magazynach warto przygotować mapę lub listę stref. Ułatwia to koordynację kilku zespołów i kontrolę postępu.
W magazynach wysokiego składowania plan stref powinien uwzględniać także dostęp do poszczególnych poziomów regałów, sprzęt do pracy na wysokości oraz jednoznaczne kody lokalizacji. Szczegółowe wskazówki znajdziesz w poradniku inwentaryzacja magazynu wysokiego składowania. Jeśli potrzebujesz zewnętrznego zespołu do spisu, sprawdź zakres inwentaryzacji magazynów DANMI.
3. Ogranicz nieopisany ruch towaru
Jeżeli magazyn ma pracować podczas inwentaryzacji, trzeba wcześniej ustalić zasady dla przyjęć, wydań, przesunięć i kompletacji. Każdy ruch wykonany po policzeniu danej strefy może wpłynąć na wynik, dlatego musi być możliwy do odtworzenia.
W praktyce stosuje się zamrożenie części stref, wydzielone okna czasowe albo rejestr ruchów wykonywanych w czasie spisu. Konkretny wariant powinien wynikać z organizacji magazynu.
4. Oddziel towary problematyczne
Uszkodzenia, zwroty, produkty bez oznaczeń, towary przeterminowane lub pozycje oczekujące na wyjaśnienie warto oznaczyć i odseparować. Dzięki temu nie mieszają się ze standardowym towarem i mogą zostać obsłużone osobną procedurą.
5. Ustal zasady liczenia przed rozpoczęciem
Trzeba określić, czy liczymy sztuki, opakowania zbiorcze, warstwy, palety czy inną jednostkę. Jeśli opakowania mają różną zawartość, zespół musi wiedzieć, kiedy skanować kod opakowania, a kiedy kod pojedynczego produktu.
6. Zaplanuj re-kontrolę
Re-kontrola nie powinna być improwizowana na końcu. Warto ustalić, jakie różnice będą ponownie sprawdzane, kto je wskazuje i jak szybko informacja wraca do zespołu znajdującego się jeszcze na obiekcie.
Checklista przed inwentaryzacją magazynu
- aktualna baza SKU / kodów
- jednoznacznie oznaczone strefy spisowe
- ustalone zasady dla przyjęć, wydań i przesunięć
- wydzielone produkty uszkodzone, zwroty i wyjątki
- jasne jednostki liczenia
- osoba decyzyjna dostępna podczas realizacji
- uzgodniony format raportu i zasady re-kontroli
Co zyskujesz dzięki przygotowaniu?
Najważniejszą korzyścią jest mniejsza liczba sytuacji, w których zespół musi zatrzymywać pracę i czekać na wyjaśnienie kodu, lokalizacji lub sposobu policzenia produktu. Dobre przygotowanie pozwala również szybciej wrócić do wskazanej strefy i sprawdzić różnicę jeszcze podczas obecności zespołu.