Gdy spis wymaga dużego zespołu tylko na kilka godzin lub dni
Budowanie własnego zespołu na jednorazową akcję oznacza rekrutację, szkolenie, koordynację i organizację sprzętu. Zewnętrzny wykonawca może przejąć te elementy jako jeden projekt.
Gdy inwentaryzacja koliduje z codzienną pracą
Pracownicy sklepu, magazynu lub biura mają swoje podstawowe obowiązki. Oddelegowanie ich do spisu może być kosztowne organizacyjnie, zwłaszcza gdy realizacja odbywa się wieczorem, w nocy albo w wielu lokalizacjach.
Gdy potrzebna jest jedna procedura dla wielu obiektów
Przy sieciach handlowych i firmach wielooddziałowych ważna jest powtarzalność. Ten sam sposób oznaczania stref, raportowania i re-kontroli ułatwia późniejsze porównywanie wyników. Zobacz, jak DANMI organizuje inwentaryzacje sieci sklepów w całej Polsce i koordynuje prace w wielu lokalizacjach.
Pełny outsourcing czy wsparcie zespołu klienta?
Nie zawsze trzeba oddawać cały proces. Można zlecić tylko pracowników, wybrane strefy, re-kontrolę albo określone lokalizacje. Model współpracy powinien wynikać z tego, gdzie klient ma własne zasoby, a gdzie potrzebuje wsparcia.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze wykonawcy?
- czy przed realizacją ustala procedurę i odpowiedzialność
- czy potrafi pracować na danych klienta
- czy zapewnia koordynację ekip
- jak wygląda kontrola i re-kontrola
- w jakim formacie przekazywane są wyniki
- czy potrafi obsłużyć wiele lokalizacji jednym standardem
Co powinno znaleźć się w briefie dla firmy inwentaryzacyjnej?
Im lepiej opisany zakres przed wyceną, tym łatwiej porównać oferty i uniknąć dopłat wynikających z niejasnych założeń. W briefie warto podać liczbę lokalizacji, przybliżoną liczbę pozycji lub środków trwałych, dostępne godziny pracy, rodzaj systemu klienta, oczekiwany format raportu oraz informację, czy potrzebne są etykiety, dodatkowe oznaczenia lub re-kontrola.
Przy projektach wielolokalizacyjnych dobrze od razu ustalić, kto po stronie klienta zatwierdza harmonogram, odpowiada za dostęp do obiektów i odbiera wyniki. To ogranicza przestoje ekip oraz liczbę zmian dokonywanych już w trakcie realizacji.
Jak porównać oferty wykonawców?
- sprawdzić, czy cena obejmuje koordynację, sprzęt i raportowanie
- porównać sposób kontroli jakości, a nie tylko liczbę osób w ekipie
- ustalić zasady dla dodatkowych godzin i kolejnych dni
- sprawdzić doświadczenie w podobnym typie obiektu
- upewnić się, że zakres odpowiedzialności obu stron jest zapisany przed startem
Jeżeli rozważasz pełne przejęcie procesu, zobacz outsourcing inwentaryzacji. Więcej o sposobie pracy i zakresie realizacji znajdziesz też na stronie firma inwentaryzacyjna DANMI.