Zacznij od bazy ewidencyjnej
Przed spisem warto sprawdzić, czy każdy środek trwały ma jednoznaczny identyfikator i czy pola używane podczas inwentaryzacji są spójne. Najczęściej są to numer inwentarzowy, nazwa, lokalizacja, użytkownik, numer seryjny lub status.
Ustal strukturę lokalizacji
W biurach i zakładach dobrze działa hierarchia: budynek → piętro → pomieszczenie → strefa. W projektach wielolokalizacyjnych dodatkowo potrzebny jest oddział lub adres. Dzięki temu wynik spisu można później łatwo porównać z ewidencją.
Sprawdź istniejące oznaczenia
Jeżeli majątek ma stare etykiety, należy ustalić, które z nich pozostają obowiązujące, a które są nieczytelne, zdublowane albo niezgodne z bazą. Jeśli projekt obejmuje nowe oznakowanie, przed startem trzeba określić format numeracji i miejsce aplikacji etykiety.
Wybierz metodę identyfikacji
Kod kreskowy jest prosty i dobrze sprawdza się przy pojedynczym skanowaniu. RFID pozwala na odczyt radiowy i może przyspieszyć kolejne spisy, ale wymaga dobrania tagów do powierzchni i warunków. Nie ma jednej technologii idealnej dla wszystkich obiektów.
Przygotuj zasady dla wyjątków
Warto wcześniej ustalić, co robimy z majątkiem bez numeru, elementami przeniesionymi, środkami w naprawie, sprzętem poza lokalizacją i pozycjami znajdującymi się w bazie, których nie udało się odnaleźć.
Co warto przekazać firmie realizującej spis?
- aktualną bazę środków trwałych
- strukturę lokalizacji
- zasady identyfikacji i wzory etykiet
- informację o powierzchniach metalowych lub trudnych dla RFID
- zakres danych dodatkowych do zebrania
- osobę kontaktową do wyjaśniania wyjątków