Audyt magazynu i dokumentów dostaw – weryfikacja stanu faktycznego
DANMI wspiera firmy w niezależnym porównaniu dokumentacji magazynowej z rzeczywiście dostępnym towarem. Sprawdzamy rodzaj i ilość zapasów w uzgodnionym zakresie, identyfikujemy rozbieżności i przekazujemy uporządkowany raport. Pracujemy w magazynach, zakładach produkcyjnych i lokalizacjach rozproszonych na terenie całej Polski.
Jeżeli potrzebujesz pełnego spisu zapasów, zobacz także inwentaryzację magazynów realizowaną przez DANMI.
Co obejmuje audyt magazynu?
Zakres ustalamy przed rozpoczęciem pracy. Możemy sprawdzić całą wskazaną populację zapasów albo wybrane dostawy, partie, lokalizacje lub grupy indeksów. Kontrola opiera się na fizycznym potwierdzeniu stanu i porównaniu z danymi otrzymanymi od klienta.
- identyfikacja i liczenie towaru w wyznaczonych strefach
- porównanie ilości i jednostek miary z WZ, PZ, fakturami lub zestawieniami dostaw – zależnie od dostępnych danych
- weryfikacja numerów SKU, kodów kreskowych, partii i lokalizacji, jeśli są dostępne
- wykaz braków, nadwyżek, pozycji niejednoznacznych i wymagających wyjaśnienia
- ponowna kontrola wskazanych rozbieżności oraz raport końcowy
Kiedy warto zlecić niezależną weryfikację?
Przed przejęciem magazynu, przy zmianie operatora logistycznego, w trakcie wyjaśniania braków w dostawach, przed rozliczeniem zapasów lub wtedy, gdy dokumentacja nie daje pewności, co rzeczywiście znajduje się w obiekcie.
Usługa może dotyczyć magazynu handlowego, produkcyjnego, zapasów technicznych, narzędzi albo wyposażenia. W przypadku szczególnych wymagań – np. identyfikacji materiałów bez kodów – ustalamy metodę potwierdzenia z przedstawicielem klienta.
Jak porównujemy dokumenty dostaw ze stanem faktycznym magazynu?
1. Uzgodnienie danych
Określamy dokumenty, okres, jednostki miary, zakres kontroli i sposób identyfikacji towaru.
2. Przygotowanie stref
Oznaczamy obszary spisu i ustalamy zasady obsługi ruchów magazynowych w trakcie prac.
3. Spis fizyczny
Liczymy i identyfikujemy wskazane zapasy, stosując kolektory lub uzgodnione formularze.
4. Porównanie
Łączymy wynik z danymi dokumentów i wyodrębniamy braki, nadwyżki oraz pozycje do wyjaśnienia.
5. Re-kontrola i raport
Weryfikujemy uzgodnione różnice i przekazujemy wyniki w formacie potrzebnym klientowi.
Kto wykona audyt magazynu i wskaże braki w dokumentacji?
DANMI to firma inwentaryzacyjna z Łodzi, realizująca projekty w całej Polsce. Zapewniamy terenowy zespół spisowy, organizację stref, sprzęt do identyfikacji towaru oraz kontrolę rozbieżności. Możemy przeprowadzić niezależną weryfikację fizyczną i przygotować zestawienie niezgodności między wynikami liczenia a danymi klienta.
Wykrycie rozbieżności nie oznacza automatycznie ustalenia jej przyczyny. Dodatkowe analizy księgowe, prawne lub celne wymagają osobnego uzgodnienia zakresu i odpowiednich specjalistów.
Jaki raport otrzymuje klient?
- wykaz pozycji potwierdzonych fizycznie
- ilości i lokalizacje według uzgodnionych identyfikatorów
- zestawienie pozycji z brakami, nadwyżkami i niezgodnościami
- status pozycji niejednoznacznych oraz wymagających decyzji klienta
- wyniki uzgodnionej re-kontroli i pliki do dalszej analizy
Przed zleceniem ustalamy format raportu: np. Excel lub CSV, podział według lokalizacji i dodatkowe pola identyfikacyjne.
Jak przygotować zapytanie o audyt magazynu?
Do wstępnej rozmowy wystarczy lokalizacja, przybliżona liczba pozycji lub palet, rodzaj dokumentów do porównania, oczekiwany termin i informacja, czy towar ma kody kreskowe. Ważne jest też, czy spis obejmuje wszystkie zapasy, czy tylko określone dostawy.
Jeżeli klient nie ma kompletnej bazy SKU, możemy ustalić sposób opisania wyjątków i pozycji nierozpoznanych przed rozpoczęciem prac.
Potrzebujesz niezależnego potwierdzenia zapasów?
Prześlij opis magazynu i przykładowy format dokumentów. Dobierzemy procedurę weryfikacji, skład zespołu oraz zakres raportu.
Najczęstsze pytania o audyt magazynu
Czy audyt magazynu to to samo co inwentaryzacja?
Nie zawsze. Inwentaryzacja potwierdza stan fizyczny, a uzgodniony audyt może dodatkowo zestawić wynik z dokumentami i zidentyfikować określone rodzaje niezgodności. Zakres analizy ustalamy przed realizacją.
Czy możecie pracować na skanerach i systemie klienta?
Tak, po wcześniejszym sprawdzeniu sposobu obsługi i formatu danych. Przy standardowych zleceniach DANMI dysponuje także własnymi kolektorami.
Co jeśli na towarze nie ma kodu kreskowego?
Ustalamy alternatywny sposób identyfikacji, np. według opisu, numeru producenta, partii lub lokalizacji. Pozycje, których nie można jednoznacznie potwierdzić, ujmujemy jako wymagające wyjaśnienia.
Jakie dokumenty mogą być porównane podczas audytu gospodarki magazynowej?
W zależności od zakresu i danych otrzymanych od klienta zestawiamy wynik spisu m.in. z PZ (przyjęcie zewnętrzne), WZ (wydanie zewnętrzne), MM (przesunięcie międzymagazynowe), RW (rozchód wewnętrzny), zestawieniami WMS lub ERP, specyfikacjami dostaw oraz fakturami. Przed pracą ustalamy moment odniesienia stanów i sposób rozliczania przyjęć oraz wydań w trakcie liczenia. Brakujące dokumenty i niejednoznaczne powiązania wskazujemy do wyjaśnienia.
Czy audyt DANMI jest jednocześnie audytem księgowym lub prawnym?
Nie. Standardowa usługa obejmuje fizyczną weryfikację zapasów i porównanie wyniku z przekazanymi danymi. Ocena księgowa, prawna lub celna nie wchodzi automatycznie w zakres prac i wymaga osobnego uzgodnienia oraz właściwych specjalistów.
Czy sprawdzicie tylko wybraną dostawę?
Tak. Zakres może obejmować wskazaną dostawę, partię, kategorię, strefę lub całość magazynu, jeżeli dane umożliwiają takie rozróżnienie.
Ile trwa audyt magazynu?
Czas zależy od liczby pozycji, sposobu składowania, jakości danych, dostępności towaru i liczby lokalizacji. Harmonogram określamy po zapoznaniu się z zakresem.
Więcej o standardowym spisie: inwentaryzacja magazynów DANMI. Zobacz też jak działa re-kontrola.
Poproś o wycenę audytu magazynu
Podaj lokalizację i rodzaj magazynu, orientacyjną liczbę indeksów, sztuk lub palet oraz dokumenty do porównania (np. PZ, WZ lub dane WMS). Wskaż termin i informację, czy zakres obejmuje wszystkie zapasy, czy wybrane dostawy. Na tej podstawie ustalimy plan weryfikacji i skład zespołu.