Czym różni się inwentaryzacja magazynu produkcyjnego od spisu w zwykłym magazynie?

W przedsiębiorstwie produkcyjnym ten sam materiał może znajdować się w magazynie głównym, na stanowisku pracy, w buforze międzyoperacyjnym albo w obszarze zwrotów. Do tego dochodzą materiały pobrane z magazynu, lecz jeszcze nierozliczone w systemie. Samo przeliczenie półek nie da wiarygodnego wyniku, jeśli nie ustalimy, do którego momentu i lokalizacji odnoszą się stany.

Przed rozpoczęciem prac należy zdecydować, czy zakres obejmuje wyłącznie zapasy magazynowe, czy również materiały na produkcji, wyroby w toku, narzędzia, wyposażenie i środki trwałe. Są to różne grupy składników, często wymagające osobnych list oraz zasad identyfikacji.

1. Ustal, co dokładnie ma zostać policzone

Podstawą planu nie jest liczba metrów kwadratowych hali, lecz liczba indeksów (SKU), jednostek fizycznych, lokalizacji i sposób składowania. Warto zestawić ewidencję z listą stref oraz określić, kto wyjaśnia towary bez oznaczeń lub poza przypisaną lokalizacją.

  • magazyn części i komponentów do produkcji
  • materiały masowe, np. blachy, profile i pręty
  • materiały i podzespoły pobrane do realizowanych zleceń
  • magazyn narzędzi, urządzeń pomocniczych i wyposażenia
  • zwroty, odpady produkcyjne, półprodukty i pozycje nierozpoznane

Przy narzędziach istotne jest rozróżnienie zapasu magazynowego od majątku przypisanego pracownikowi, stanowisku lub działowi. Jeśli wymagany jest spis wyposażenia, warto połączyć plan z inwentaryzacją środków trwałych.

2. Dopasuj sposób liczenia do jednostki miary

Nie każdy materiał da się zinwentaryzować przez skan kodu kreskowego i wpisanie liczby sztuk. Jeszcze przed spisem trzeba uzgodnić jednostki ewidencyjne, dopuszczalne przeliczniki i metodę pomiaru.

Rodzaj materiału Możliwa metoda identyfikacji i pomiaru Na co uważać
Blachy i arkusze Odczyt oznaczeń, liczenie arkuszy, kontrola wymiarów lub masy Różne gatunki i grubości, resztki po cięciu
Profile i pręty Sztuki albo długość, według zasad ewidencji Odcinki niepełnowymiarowe i rozchód na produkcję
Śruby i drobne elementy Sztuki, opakowania zbiorcze lub ważenie po uzgodnieniu przelicznika Otwarte opakowania i mieszane indeksy
Narzędzia Indywidualna identyfikacja, numer seryjny lub oznaczenie Wydania na stanowiska, wypożyczenia i naprawy

Ważenie lub przeliczanie według długości powinno wynikać z przyjętej metody i charakterystyki materiału. Nie należy automatycznie zastępować ważenia liczeniem sztuk ani odwrotnie.

3. Podziel obiekt na strefy, które można kolejno zamykać

Jeżeli produkcja nie może zostać wstrzymana, dobrym rozwiązaniem jest spis etapowy. Dzielimy magazyn i halę na jednoznacznie oznaczone strefy, ustalamy plan wejścia zespołu oraz okno czasowe dla każdej części obiektu. Strefa otrzymuje status: przygotowana, w trakcie liczenia, zamknięta lub do re-kontroli.

W każdej strefie musi być jasne, które dostawy, wydania i przesunięcia zostały już uwzględnione. Warto wyznaczyć godzinę graniczną lub prowadzić rejestr ruchów od chwili rozpoczęcia liczenia. Bez tych zasad można pomylić bieżące zużycie materiału z różnicą inwentaryzacyjną.

4. Ustal zasady pracy z ewidencją i kodami kreskowymi

Najsprawniejszy wariant to wcześniejsze przekazanie bazy indeksów, kodów i lokalizacji, a następnie jej przetestowanie na kolektorach. Jeśli części nie są oznakowane, potrzebna jest procedura identyfikacji na podstawie indeksu, nazwy, parametrów, etykiety producenta albo potwierdzenia przez upoważnionego pracownika zakładu.

Przy spisie przez podmiot zewnętrzny warto uzgodnić, czy zespół wprowadza wyniki do własnego systemu, czy pracuje w systemie klienta. Niezbędne są też format eksportu danych i zasady uzgadniania pozycji nierozpoznanych.

5. Ogranicz zaangażowanie pracowników produkcji

Pracownicy zakładu nie muszą wykonywać całego spisu. Najlepiej wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za bazę magazynową i kilka osób dostępnych do wyjaśniania niestandardowych materiałów lub lokalizacji. Zewnętrzny zespół spisowy może przejąć fizyczne liczenie, skanowanie, oznaczenia i kontrolę wyników.

Przy planowaniu harmonogramu liczą się godziny dostępności stref, zasady BHP oraz ograniczenia związane z transportem wewnętrznym, suwnicami i ruchem wózków. To wszystko należy potwierdzić przed rozpoczęciem prac, nie w pierwszej godzinie spisu.

6. Wykonaj re-kontrolę przed opuszczeniem strefy

Kontrola różnic powinna być częścią harmonogramu. Ponownie sprawdza się przede wszystkim towary wysokowartościowe, pozycje o nietypowej różnicy, brakujące narzędzia i materiały, których jednostka lub oznaczenie mogły zostać błędnie rozpoznane.

Wynik pierwszego liczenia, wynik re-kontroli oraz informację o przyczynie rozbieżności warto zachować oddzielnie. Więcej o tym procesie opisujemy w poradniku re-kontrola inwentaryzacji — kiedy i jak ją prowadzić.

Jeżeli projekt obejmuje duży magazyn i produkcję, przy wycenie przydadzą się również informacje o sposobie składowania i jednostkach miary. Zobacz co wpływa na koszt inwentaryzacji magazynu. Gdy zakres obejmuje wyposażenie stanowisk, sprawdź także zasady inwentaryzacji narzędzi w zakładzie produkcyjnym.

7. Jakie dane przygotować do wyceny inwentaryzacji hali i magazynu?

Do przygotowania rzetelnej oferty wykonawca powinien poznać przybliżoną liczbę SKU i sztuk, powierzchnię oraz liczbę stref, rozkład materiałów, sposób oznakowania, dostępność bazy danych, planowane jednostki miary i wymagany termin. Istotne jest także to, czy spis ma odbywać się jednorazowo, w weekend czy etapami podczas produkcji.

DANMI realizuje projekty magazynowe i produkcyjne z wykorzystaniem własnych kolektorów oraz zespołów spisowych. Przykłady zakresów prac można zobaczyć na stronie wybranych realizacji DANMI. Wstępny zakres usługi przedstawiamy na podstronie inwentaryzacja magazynów dla firm.

Najczęstsze pytania o spis w zakładzie produkcyjnym

Czy można przeprowadzić inwentaryzację bez zamknięcia produkcji?

Tak, w wielu obiektach można zaplanować spis etapami. Warunkiem jest kontrola wydań, przyjęć i przesunięć oraz czasowa dostępność wyznaczonych stref. Ostateczny sposób działania zależy od organizacji konkretnego zakładu.

Czy materiały muszą mieć kody kreskowe?

Nie zawsze. Kody przyspieszają jednoznaczną identyfikację, ale przy braku oznaczeń można przygotować inną procedurę. Zwykle wymaga to dodatkowego czasu na opis lub potwierdzenie pozycji.

Czy cenę można określić na podstawie 10 000 m² powierzchni?

Sama powierzchnia nie jest wystarczająca. Dwa obiekty o identycznym metrażu mogą różnić się liczbą indeksów, dostępnością materiału i nakładem pracy nawet wielokrotnie.

Czy trzeba od razu podawać dokładną liczbę SKU?

Nie. Do rozmowy wstępnej wystarczą dane orientacyjne. Po analizie ewidencji lub wizji lokalnej można doprecyzować harmonogram, obsadę i sposób rozliczenia.

Planujesz inwentaryzację magazynu produkcyjnego? Prześlij przybliżoną liczbę SKU, charakter materiałów, lokalizację i preferowany termin. Zapytaj DANMI o wycenę.