Co może trafić do re-kontroli?
Najczęściej ponownie sprawdza się pozycje o dużej różnicy, produkty o wysokiej wartości, strefy z nietypowym wynikiem, pozycje nierozpoznane albo elementy, których nie udało się odnaleźć przy pierwszym przejściu.
Dlaczego warto robić to jeszcze na obiekcie?
Gdy zespół nadal jest na miejscu, może wrócić do konkretnej strefy i odtworzyć sposób liczenia. Po kilku dniach to samo wyjaśnienie bywa trudniejsze, bo towar mógł zmienić lokalizację, a osoby uczestniczące w spisie nie pamiętają szczegółów.
Re-kontrola nie oznacza liczenia wszystkiego od nowa
Dobrze zaprojektowana kontrola jest selektywna. Powinna skupiać się na miejscach i pozycjach, które faktycznie wymagają sprawdzenia. To pozwala zwiększyć pewność wyniku bez niepotrzebnego powtarzania całej pracy.
Jak ustalić procedurę?
- zdefiniować kryteria kierujące pozycję do kontroli
- ustalić kto generuje listę różnic
- oznaczyć strefy tak, aby można było do nich wrócić
- zapisać wynik pierwszego i ponownego sprawdzenia
- ustalić sposób zatwierdzania wyjaśnionych różnic
Re-kontrola w sklepach, magazynach i środkach trwałych
Zasada jest podobna, ale szczegóły różnią się zależnie od projektu. W magazynie może chodzić o konkretny SKU i strefę, w sklepie o półkę lub dział, a przy środkach trwałych o numer inwentarzowy, lokalizację lub użytkownika.
Jakie pozycje warto kierować do re-kontroli?
Nie ma jednego progu odpowiedniego dla każdego projektu. Kryteria powinny zależeć od wartości pozycji, skali różnicy i ryzyka biznesowego. W magazynie można zwrócić szczególną uwagę na towary o wysokiej wartości lub nietypowym stanie, w sklepie na strefy z dużą liczbą ruchów, a przy środkach trwałych na brakujące numery inwentarzowe i elementy przypisane do innej lokalizacji.
Ważne, aby kryteria były ustalone przed rozpoczęciem prac. Dzięki temu koordynator nie podejmuje każdej decyzji od zera, a zespół stosuje te same zasady w całym obiekcie lub we wszystkich lokalizacjach.
Jak dokumentować wynik ponownego sprawdzenia?
- zapisać wynik pierwszego liczenia i wynik re-kontroli
- wskazać dokładną strefę lub lokalizację
- odnotować przyczynę różnicy, jeśli została ustalona
- oznaczyć pozycje wymagające decyzji klienta
- oddzielić błędy liczenia od ruchów towaru i zmian w ewidencji
Takie podejście można zastosować zarówno przy inwentaryzacji magazynów, inwentaryzacji sklepów, jak i przy inwentaryzacji środków trwałych. Dzięki temu re-kontrola staje się elementem procesu jakości, a nie dodatkowym liczeniem wykonywanym bez jasnych kryteriów.